Как системы TMS помогают соблюдать 140-ФЗ: автоматическая подгрузка ЭТрН в путевой лист

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для большинства участников грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Использование бумажных накладных будет разрешено только в исключительных случаях, перечень которых в настоящее время разрабатывает Минтранс.

Важно понимать: согласно закону № 140-ФЗ, путевой лист, в отличие от накладной, не является экспедиторским документом, и его обязательный электронный формат пока не вводится. Компании могут продолжать использовать бумажные ПЛ или внедрять ЭПЛ на добровольной основе.

Сам по себе ручной ввод данных для ЭТрН — это реалия. Однако проблема не в самом ручном вводе, а в том, что исходные данные для заполнения накладной разбросаны по разным источникам: CRM, таблицам механика, кадровым базам. Именно здесь системы TMS (Transportation Management System) и FMS (Fleet Management System) становятся незаменимыми помощниками, автоматически подтягивая информацию и избавляя логиста от рутины.

Автоматизированная система TMS хранит всю информацию о рейсах, ТС, водителях и контрагентах централизованно. При создании ЭТрН система автоматически подтягивает нужные данные из учётной системы — исключая ошибки в адресах, реквизитах и номенклатуре.

Для грузоотправителя со своим автопарком: Система объединяет логистику и управление автопарком. При планировании маршрута логист использует программу TMS для создания заданий водителям. При выпуске автомобиля на линию механик в FMS (программа управления автопарком) проверяет техническое состояние и автоматически заполняет разделы путевого листа. Данные о пробеге, расходе топлива и времени в пути поступают из системы ГЛОНАСС мониторинга транспорта.

Для транспортной компании (перевозчика): система TMS автоматически формирует задания для водителей на основе полученных заявок. Программа 1С:Управление автотранспортом помогает следить за состоянием автопарка, а встроенный модуль ЭПД — подписывать поступившие от грузоотправителя ЭТрН.

Современные TMS и FMS системы обеспечивают единый цифровой контур для всех этапов:

• перед выездом: в программе для логиста TMS создаётся рейс, на основе которого формируется ЭТрН. Механик в программе FMS или модуле управления автопарком выпускает автомобиль, фиксируя показания одометра и техническую исправность. При использовании ЭПЛ эти данные подгружаются автоматически;
• медосмотр и техосмотр: если компания использует ЭПЛ, врач и механик подписывают соответствующие разделы электронной подписью;
• в рейсе: водитель предъявляет QR-код ЭПЛ инспекторам через приложение «Госуслуги Авто» (если ЭПЛ применяется) или использует мобильное приложение TMS для подтверждения доставки;
• после рейса: механик вносит фактические показания пробега и остатки топлива. В программном продукте TMS рейс закрывается, а ЭТрН получает финальный статус. Весь цикл — без бумаги и ручного перепечатывания.

Программный продукт класса TMS создаёт ЭТрН на основе данных из заказа, а данные для путевого листа подтягивает из системы FMS 1С:Управления автотранспортом (ТС, водитель, маршрут, груз). Это исключает разночтения между документами, а интеграция с операторами ЭДО и ГИС ЭПД автоматически передаёт ЭТрН всем сторонам.

Контрагенты могут быть подключены к разным операторам ЭДО. Система TMS через механизм роуминга автоматически отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю через их операторов, получает подтверждения и синхронизирует статусы. Логист в программе видит всё в едином окне.

Система TMS управляет подписанием: для подписания титулов ЭТрН и, при необходимости, ЭПЛ используются КЭП и ПЭП, а также МЧД для сотрудников.

После подписания программа для логиста TMS передаёт документ в ГИС ЭПД через оператора. Статусы синхронизируются на каждом этапе. Логист видит все задержки в реальном времени.

1С:TMS Логистика. Управление перевозками снижает риски, связанные с ошибками в реквизитах или расхождениями между документами, за счёт автоматического заполнения, встроенных проверок и контроля всех стадий подписания.

Важно: За отсутствие ЭТрН или регистрации в реестре «ГосЛог» предусмотрены серьёзные штрафы. Для юрлиц они могут достигать 1 млн рублей, а при повторном нарушении — до 3% годовой выручки.

Компании, работающие с электронными документами, получают оплату за перевозки быстрее — в среднем на 20 дней. Стоимость одной бумажной путевки (печать, работа персонала, хранение) — 30–55 рублей. При автопарке из 50 машин экономия на одних только путевых листах — десятки тысяч рублей в месяц. Прямые затраты Российского бизнеса на бумажные документы в целом составляют около 170 млрд рублей ежегодно, и цифровизация поможет их существенно сократить.

Схема состоит из четырёх вертикальных «дорожек», каждая из которых представляет своего участника процесса
Участник 1: Грузоотправитель (со своим автопарком)

• 1. Логист в программе TMS создаёт рейс на основе заказа.
• 2. Логист формирует ЭТрН (титул 1) и подписывает его КЭП.
• 3. Через оператора ЭДО ЭТрН отправляется перевозчику.
• 4. Механик в FMS 1С:Управления автотранспортом выпускает автомобиль на линию, формируя путевой лист (ЭПЛ).

• 5. В программе TMS перевозчика (лучше подходит 1С:Транспортная логистика и экспедирование) автоматически создаётся задание на рейс.
• 6. Перевозчик подписывает ЭТрН (титул 2), подтверждая приёмку груза.
• 7. Водитель получает задание в мобильном приложении TMS, которое подсказывает маршрут и фиксирует доставку.

• 8. Грузополучатель получает ЭТрН от перевозчика.
• 9. Подписывает ЭТрН (титул 3), фиксируя факт приёмки.

• 10. Все подписанные титулы (1, 2, 3) через роуминг поступают в ГИС ЭПД.
• 11. После завершения рейса перевозчик подписывает титул 4, окончательно закрывая документ.
• 12. По желанию перевозчик может подписать титул 5 для фиксации финальной стоимости перевозки.

140-ФЗ не оставляет выбора: с 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех участников перевозок. Система класса TMS с функцией автоматической подгрузки документов — это не просто соблюдение закона, а исключение ручного ввода, снижение штрафных рисков, ускорение взаиморасчётов с контрагентами и сокращение операционных затрат.

ФНС рекомендует переходить на ЭПД уже сейчас, чтобы протестировать технологию и подготовиться к сентябрю 2026 года. Времени остаётся всё меньше и меньше.