Главная » Электронный документооборот в организации: преимущества, выбор программы | Компания «ЛАЭРТА»
Руководителю

Электронный документооборот в организации

Климова Анастасия

Любое предприятие заинтересовано в обеспечении надежного хранения и быстрого поиска всей важной коммерческой информации. Выполнения этих задач можно добиться с помощью специальных программных систем учета и распределения документов.

Среди наиболее очевидных преимуществ их внедрения можно назвать:

  • освобождение офисного и складского пространства;
  • сокращение затрат на обработку информации, представленной в бумажном виде;
  • повышение эффективности работы с документами.

В число возможностей, которые открываются после этого перед бизнесом, входят:

  • усиление контроля за документами;
  • организация консолидированной работы с информацией;
  • более оперативный и точный поиск необходимых документов, включая подбор по конкретным параметрам;
  • повышение надежности, сохранности, удобства и безопасности (электронные версии документов имеют лучшую защиту по сравнению с их бумажными аналогами).

Выбор оптимальной программы

На рынке представлены несколько продуктов подобной направленности и важно определить тот из них, который принесет наибольший эффект конкретному предприятию. Для этого стоит учесть следующие моменты:

  • Платформа. В этом вопросе необходимо ориентироваться на следующее:

  • программы, которые уже установлены и используются в других сегментах деятельности компании;
  • решения, специализирующиеся именно на электронном документообороте или функционале смежного типа.

  • Разработчик. Хорошим решением будет выбор продукта известной фирмы, так как это гарантирует учет норм национального законодательства, особенностей ведения документооборота в России, а также безупречное качество программ.

  • Наличие сопутствующего сервиса и полноценной техподдержки.

Сама система электронного документооборота должна обладать такими характеристиками:

  • иметь функции для обработки объектов различного содержания, размера, исполнения;
  • позволять подключать удаленные рабочие места;
  • обладать совместимостью с рядом операционных систем, программ и аппаратов;
  • легко перенастраиваться исходя из новых требований.

Автоматизация документооборота — одна из актуальных задач для современного бизнеса. Информационные потоки стали более интенсивными, а потеря данных или документов может привести к значительным убыткам. Внедрение системы электронного документооборота способно решить эту проблему быстро и эффективно.

Еще информация по теме:

Профессиональная установка и настройка программы «1С: Документооборот 8».