Отчеты в "1С: Документооборот 8": Инструменты контроля исполнения поручений.

Любой руководитель сталкивается с необходимостью делегирования полномочий и контроля исполнительской дисциплины. Для контроля руководителю важно вовремя и достаточно быстро получать различные данные по поручениям, дающие ответы на следующие вопросы: сколько поручений находится на контроле, просрочены, выполнены, исполняются с опозданием, отменены, и т. д.

Различные системы электронного документооборота и программы контроля исполнительской дисциплины помогают автоматизировать процессы исполнения поручений и сделать систему исполнения документов и поручений более эффективной. При успешном внедрении системы различные отчеты позволят руководителю быстро получать объективную информацию о состоянии дел и задач и иметь возможность управлять ситуацией.

Рассмотрим, как это реализовано в программе «1С:Документооборот».

Все отчеты в программе выделены в одну группу «Все отчеты». Отчеты по задачам и по различным процессам находятся в разделе «Совместная работа». Для того, чтобы открыть список отчетов нужно в разделе «Совместная работа» в панели навигации (слева) выбрать команду «Все отчеты». Все отчеты раздела «Совместная работа» сгруппированы. Каждая группа отчетов содержит свои отчеты.

В этой статье мы рассмотрим отчеты в группах «Задачи», «Поручения» и отчет «Справка по исполнительской дисциплине». Группа отчетов «Задачи» доступна и в разделе «Документы и файлы» по команде «Все отчеты» в панели навигации.

В программе «1С:Документооборот» версии КОРП в группе «Задачи» 7 отчетов:

• Задачи, исполненные с нарушениями срока;


• Список всех задач;


• Список всех задач, истекающих на дату;


• Список текущих задач;


• Статистика принятия длительности к исполнению;


• Статистика количества задач.

В отчеты группы «Задачи» выводится информация по всем процессам, с которыми работают сотрудники организации: поручение, исполнение, ознакомление, согласование и так далее.

В отчеты группы «Поручения» выводится информация по поручениям, которые используются для выдачи простого задания одному сотруднику с возможностью контроля и проверки результата выполнения.

Информацию по другим процессам можно получить, сформировав отчеты в соответствующих группах отчетов в списке «Все отчеты раздела «Совместная работа» или в отчетах группы «Задачи».

Говорят, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Именно поэтому в этой статье я приведу примеры основных отчетов по задачам в виде иллюстраций непосредственно из программы «1С: Документооборот» для того, чтобы вам легче было представить, как выглядят те или иные отчеты.

На основе отчета «Список всех задач» в группе отчетов «Задачи» рассмотрим, как выглядят отчеты в общем виде, и что означают те или иные кнопки.

После того как вы выделим нужный нам отчет двойным щелчком, отчет откроется в новом окне. Название отчета указывается в поле «Вариант отчета». Отчет формируется по кнопке «Сформировать».

По кнопке «Выбрать вариант» можно выбрать другие отчеты этой группы.

Основные параметры отчета расположены под кнопкой «Сформировать». У каждого отчета разное количество полей, которые позволяют выбрать тот или иной показатель. Например, указать период или срок, выбрать автора, подразделение, исполнителя и многое другое. Отбор по периоду можно выполнить как по произвольному периоду, так и определенному заданному отрезку времени (год, полугодие, квартал, месяц, неделя и так далее), выбрав соответствующий вариант.

Также можно воспользоваться кнопкой «Редактировать текущие настройки отчета». И в открывшемся окне «Настройки отчета» указать нужные вам показатели и выполнить отбор

- кнопки в стандартной командой панели, подчеркнутые на рисунке красной линией, позволяют сохранить, распечатать отчет и предварительно посмотреть его. Кнопки «Сохранить» и «Печать» можно выбрать и с помощью команды «Все действия», которая открывает список команд, который вы видите на экране. - кнопка «Предварительный» просмотр» используется в случаях, когда перед печатью отчета нужно посмотреть, как расположен отчет, особенно в случаях когда вы поменяли настройки отчета или не уверены, как распечатается тот или иной отчет на бумажном носителе. Пока не закреплены области отчета советую всегда пользоваться этой кнопкой

Сформированный отчет выглядит таким образом.

Обратите внимание, что данный отчет был сформирован только по отделу персонала. Это можно увидеть по строке «Отбор: Подразделение равно «Отдел персонала». Задачи, не выполненные в срок, в отчете выделяются красным шрифтом.

Рассмотрим остальные отчеты группы «Задачи».

Отчет «Задачи, исполненные с нарушениями сроков» - позволяет руководителю или любому другому сотруднику посмотреть список задач, не выполненных к указанному сроку.

Отчет «Список задач, истекающих на дату» - позволяет посмотреть все задачи, которые должны быть выполнены на определенную дату. При этом отметка о выполнении задачи в программе обязательна, ведь именно по этим данным формируется отчет. Это позволяет помощнику руководителя, руководителю отдела или самому руководителю выяснить состояние задач и причины невыполнения. Выполнив отбор по своему подразделению, руководитель отдела всегда сможет легко и просто контролировать, как подчиненные выполняют свои задачи и принять необходимые меры. Очень полезен этот отчет для любого сотрудника как средство самоконтроля.

Отчет «Список текущих задач».

Практически так же выглядит отчет «Список задач, не принятых к исполнению»(в отчете отсутствует колонка «Количество запросов на перенос срока).

В версии КОРП исполнителю нужно подтвердить ознакомление с задачей, нажав кнопку «Принять к исполнению». Это позволяет быстрее и легче контролировать задачи, с которыми сотрудник не ознакомился и избежать оправданий сотрудников в том, что они не видели, не получили, не ознакомились с задачей.

В версии ПРОФ не реализована возможность принятия задачи к исполнению, а значит, нет и соответствующих отчетов, Хотя время открытия карточки, а значит ознакомления с задачей, всегда можно посмотреть в «Истории события» в карточке того или иного процесса.

Отчет «Статистика длительности принятия к исполнению» в виде диаграммы показывает список 10 сотрудников, которые дольше всех принимали задачи к исполнению. Отчет выглядит следующим образом.

Отчет «Статистика количества задач».

Это очень полезный отчет, в котором наглядно видно, какое количество задач создается, исполняется и не исполняется по дням в определенный период, что позволит руководителю проанализировать динамику выполнения задач, причины такого положения и сделать соответствующие выводы. В этом же отчете можно посмотреть количество не исполненных, исполненных и новых задач по дням. По каждому показателю выводится отдельная диаграмма. В программе можно выбрать произвольный период или один вариант из большого количества предложенных, часть из которых можно увидеть на рисунке ниже.

Как уже говорилось, в отчеты группы «Задачи» поступает информация по всем процессам, которые были созданы в программе «1С:Документооборот», в том числе задачи по контролю и проверке того или иного поручения. Поэтому при создании нового поручения или любого другого процесса нужно относиться к заполнению полей «Проверить» и «На контроле» в карточке процесса серьезно и обдуманно.

Если задачи руководителя контролирует его помощник и делает это ежедневно, то, возможно, нет необходимости заполнять поле «На контроле» и увеличивать количество общих задач. То же самое касается поля «Проверить», так как это потребует дополнительного времени на открытие карточки задачи и завершения процесса, а контролировать выполнение задачи ответственный сотрудник может с помощью отчетов. В любом случае, организация может поэкспериментировать с разными вариантами и выбрать наиболее удобный способ для каждого конкретного случая так, чтобы программа позволяла решать задачу в срок, но при этом не «плодила» новые, лишние задачи.

Отчет «Справка об исполнительской дисциплине».

В справке можно посмотреть общее количество задач, количество задач выполненных в срок или с нарушениями срока по конкретному исполнителю, наглядно увидеть исполнительскую дисциплину в цифрах. Отчет позволяет выполнить отбор по периоду, по подразделению, исполнителю, посмотреть диаграмму.

Для анализа информации по поручениям целесообразнее использовать группу отчетов «Поручения». В группе 2 отчета: список поручений на период и средняя длительность поручений.

Отчет «Список поручений за период».

Следующий отчет «Средняя длительность поручений» позволяет посмотреть среднюю длительность поручений в виде диаграммы и в числовых значениях в таблице.

Отчет показывает Топ 10 авторов и Топ 10 исполнителей в виде 2 диаграмм.

Тот же самый отчет, но уже в числовых значениях и в таблице:

Отчеты, которые мы рассмотрели, помогут руководителю получить объективную информацию о том, насколько вовремя и эффективно сотрудники выполняют те или иные задачи, позволят снизить эффект человеческого фактора. Такие ответы как «забыл», «не видел», «не получил», «не передавали» и так далее станут звучать значительно реже. А впоследствии, внедрив систему контроля исполнений в организации и приучив сотрудников пользоваться программой, вы значительно повысите исполнительскую дисциплину и получите эффективную систему управления.