Типовые ошибки в "1С:Бухгалтерия", и способы их решения

(495) 221-09-80,

Любой бухгалтер сталкивался с ошибками в учете. На их поиск и устранение очень часто тратится много времени и сил. В этой статье мы рассмотрим самые часто встречающиеся ошибки и простые способы их исправления и предотвращения.

Пустая аналитика в проводках

Незаполнение (или неправильное заполнение) аналитики в документах и проводках одна из самых распространённых ошибок пользователей при работе с 1С. Это грозит тем, что в конце месяца, при проведении регламентных документов закрытия месяца, автоматически не будут закрываться счета бухгалтерского учета. Во избежание подобных проблем, можно порекомендовать в каждом документе, а также в каждой ручной операции внимательно заполнять аналитику для счетов. Для того чтобы проверить уже введенные документы на предмет пустой аналитики можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Формируем отчёт по определенному счету, и сразу видно, что незаполненная аналитика (субконто) по умолчанию выводится первой.

Также хорошо видно пустую аналитику в отчёте «Карточка счёта», в нём она выглядит так: <…> (многоточие в угловых скобках):

Кроме того, отчёт «Карточка счёта» позволяет увидеть документы, которые сформировали проводки с пустой аналитикой. В нашем случае это документ «Поступление товаров и услуг». В целях предотвращения ошибок в учете, можно порекомендовать в конце каждого месяца делать проверки по счетам 20, 25, 26, 44, 90, 91.

Дублирование справочников

При работе нескольких пользователей в единой базе возможно непреднамеренное задвоение справочников. То есть, некоторые элементы вводятся в программу дважды и более. Как правило, дублирование происходит, из-за невнимательности пользователей. К примеру, один и тот же контрагент заносится в базу под разными именами – ООО «Весна», «Весна», Весна ООО, и так далее. Следствием этого может стать путаница в расчетах - Как следствие, легко запутаться – часть товара приходуем от первого, часть - от второго, а оплату производим по третьему. По сути, это актуально для любых справочников - «Номенклатура», «Статьи затрат», «Контрагенты», и т.д.

Такие задвоенные элементы справочника необходимо отслеживать и удалять. Сделать это достаточно просто - найти одинаковых контрагентов можно с помощью следующего приёма: развернуть все элементы справочника с помощью функции «Иерархический просмотр» , потом упорядочить по ИНН, тогда можно легко визуально вычислить совпадающие записи. Поиск дублированных справочников «Номенклатура», «Статьи затрат», «Физические лица» выполняется аналогичным способом, только сортировка делается по наименованию. Для автоматического исправления дублированных справочников, по которым уже введены документы, рекомендуется использовать универсальную обработку «Поиск и замена значений». Данная обработка поставляется на диске ИТС. 3.

Неполное/некорректное заполнение учетной политики

Учетная политика и настройка параметров учета (Сервис – Настройка учета) задают программе алгоритм, согласно которому производятся многие регламентные действия (закрытие месяца, проведении других регламентных документов и т.д.), определяется метод списания МПЗ, параметры ведения налогового учета и многое другое. Именно с заполнения этих настроек должна начинаться работа с программой, однако, очень часто этому не уделяют должного внимания. Параметров учетной политики достаточно много, и они различны в каждой конфигурации, поэтому мы не рассмотрим не все из них. Главное что нужно запомнить, - что все они должны быть корректно заполнены.

Не закрываются счета

Закрытие 25 и 26 счета.
В случае 25-го счета для начала можно проверить настройки учетной политики, а именно, указан ли там метод распределения косвенных расходов. Если метод проставлен, и дата его установки соответствует дате закрываемого месяца, а 25 счет все равно не закрывается необходимо проанализировать подразделения, затраты которых необходимо закрыть.
На счете 25 «Общепроизводственные затраты» собираются затраты производственных подразделений, по которым есть затраты на 20 счете. К примеру, есть два подразделения - «А» и «Б», по обоим есть затраты на 25 счете. А на 20-м счете есть только затраты по подразделению «А». В этом случае при закрытии месяца автоматически будут распределены затраты с 25 счета на 20 только по подразделению «А». Подразделение «Б» так и останется незакрытым, потому что прямых затрат на 20 счете по нему нет.

В случае 26 счета возможны два варианта – используется ли директ-костинг или нет. Если способ директ–костинг используется, то 26 счет закрывается на счете 90.08. Если по счету 90.01 за данный период не было выручки, то счет 26 не закроется, потому что для программы неясно какую номенклатурную группу поставить в субконто счета 90.08. Счет так же не закроется в том случае, если номенклатурные группы в аналитике на счете 26, отличаются от указанных в аналитике 90.01.

Эту проблему можно обойти следующим образом: создать документ «Реализация товаров и услуг» на сумму 1 коп. Далее закрываем месяц и отмените проведение этой реализации. Потом ручной операцией переносим остаток по счету 26 на счет 97 «Расходы будущих периодов». Создаем новый элемент в справочнике «Расходы будущих периодов» - «Расходы за месяц …», способ списания расходов - по месяцам, сумма - остаток по счету 26, начало списания - начало следующего месяца, окончание списания - конец следующего месяца, счет – 26. В следующем месяце при закрытии созданный элемент в справочнике «Расходы будущих периодов» спишется на счет 26. Если же за следующий месяц выручки опять не было, то необходимо вновь перенести остаток счета 26 на 97. И так далее, пока не появится выручка. Если директ-костинг не используется, то счет 26 закроется на счете 20.01. Если не закрывается, значит, нет выпуска на счете 20.01 или не указаны способы распределения статей затрат.

Закрытие 20 или 23 счета.
Это счета основной и вспомогательной деятельности. Для них устанавливаются специальные настройки в учетной политике на закладке «Производство». Т.е. необходимо решить, закрывать эти счета по плановой стоимости или выручке. Можно, конечно, выбрать реквизит «По плановой стоимости И выручке» и тут уж вы точно не проиграете. Разница состоит в следующем: если организация оказывает услуги, то отражать их можно двумя документами — либо «Актом об оказании производственных услуг», либо документом «Реализация товаров и услуг».

В первом документе решающее значение имеет реквизит «Плановая стоимость», которая будет являться базой для закрытия 20 счета при установке соответствующих настроек. В ином случае вы отражаете реализацию документом «Реализация товаров и услуг» и 20 счет будете закрывать в соответствии с выручкой, которая имеется на 90-м счете.

На 20-м счете имеется аналитика — номенклатурные группы. Та же аналитика есть и на 90-м счете. При закрытии месяца именно эта аналитика служит основанием закрытия счета 20.

Если же по одной из номенклатурных групп отсутствует выручка на 90-м счете, то счет не закроется. Как правило, при закрытии месяца, программа сама показывает ошибки, если закрытие не проходит. В служебных сообщениях указано подразделение и номенклатурная группа, которые не могут быть закрыты. Здесь необходимо обратить внимание, есть ли выручка по указанной номенклатурной группе на 90 счете. Если выручки нет, а себестоимость по данной номенклатурной группе хочется увидеть на 90 счете, то можно пойти обманным путем — ввести документ «Реализация товаров и услуг». В нем можно показать выручку по нужной номенклатурной группе (хотя бы в размере 1 копейки) После этого закрыть 20 счет, но не определять финансовый результат. Потом сделать этот документ «Реализация товаров и услуг» непроведенным и провести закрытие 90 и 91 счет.

Заключение

Чем более точно и правильно заполнена учетная политика, чем более внимательно вводятся документы, элементы справочников, тем более точную и полную информацию мы получим в программе – следовательно тем более просто вести учет и сдавать регламентированную отчетность.