Как вести единый учет, если данные разбросаны по разным программам? (Например: 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление Торговлей)

Что делать если у Вас несколько учетных систем, в каждой системе ведется своя часть учета, а данные необходимо видеть в полном объеме?

Как вести проводить финансовый анализ, если каждая в отдельности база не дает полной картины? Что делать если постоянно приходится копаться предоставляемые отчеты в Excel - файлах приходят слишком поздно или возникают сомнения в достоверности этих данных, а их проверка занимает значительное время?

Попробуем ответить на эти и некоторые другие вопросы в этой статье. А также приведем пример решения подобной проблемы для двух видов учетных систем: 1С Управление Торговлей и 1С Бухгалтерия.

Одним из способов решения данной задачи – это перевод всего учета в единую систему, например УПП.

При этом потребуется определенное время для перевода учета, доработки системы, обучения персонала работе в другой, менее привычной, программе для ведения учета. И, безусловно, потребуется серьезная настройка программы для того, чтобы в конечном результате можно было получать необходимую аналитическую информацию. Тем не менее, в УПП есть полноценный блок бюджетирования. Возможно не самый удобный с точки зрения пользователя. Данная программа позволит вести полноценный как бухгалтерский, так и управленческий учет в единой системе, а также планировать свою деятельность. Другое дело, что многие процессы программы будут не удобны для работы и потребуют привычки, времени или серьезной доработки.

Если же нет желания или возможности ведения учета в единой базе, то одну из рабочих учетных систем выбрать как основную базу, куда при помощи различного вида обменов будет загружаться все недостающая информация. По своей сути это тот же первый вариант, осложненный настройками сложных обменов и двойным учетом, а также ограниченный возможностями выбранной основной учетной системой.

Например, если учет ведется в 1С: УТ и 1С: Бухгалтерия. Если за основную базу выбрать Бухгалтерию, то для построения необходимых отчетов и аналитического учета потребуется ее доработка, а это как минимум постоянные сложности с обновлениями (которые могут происходить несколько раз в месяц). Для фирмы с малым числом операций и небольшими требованиями к аналитическим данным этот вариант может быть приемлем. Также можно попробовать организовать как основную базу УТ, но тут может потребоваться ввод данных, которые не характерны для ведения учета данной программе, например Основные средства и др. Также возникнут сложности с получением таких отчетов как БДР. И ни в УТ, ни тем более в Бухгалтерии нет как такового полноценного блока планирования.

Но есть еще третий вариант, представленный на рынке 1С.

Это консолидационные продукты, которые могут из различных учетных систем загружать в себя все необходимые данные и выдавать уже конечную, готовую аналитическую информацию.

Основным подобным продуктом на текущий момент является 1С: Консолидация 8, версия ПРОФ.

В данной программе есть и удобный для пользователя, весьма схожий с Excel интерфейс отчетов и широкие возможности планирования, и различные аналитические инструменты. Одной из отличительных особенностей программы является то, что она индивидуально настраивается для каждой модели бизнеса. При этом учитываются все особенности, как организационной структуры компании, так и учетной политики.

Если в организации или группе юридических лиц есть уже утвержденные и проверенные временем отчетные формы и отработанные регламенты, то не потребуется их переделывать под программу. 1C Консолидация сама будет настроена под этот регламент.

Но при этом необходимо учитывать, что в программе небольшое количество изначально преднастроенных инструментов – в основном это касается системы Казначейства.

Каким же образом данная система может быть полезна при работе с такими учетными системами как УТ и Бухгалтерия?

Попробую тезисно ответить на данный вопрос:

• Любые аналитические отчеты по фактическим данным в привычном формате, диктуемом пользователем, а не системой.
  
  Например, Мастер бюджет (БДР, БДДС, Баланс), Бюджет продаж, Бюджеты закупок продукции и любые другие отчеты, которые ранее формировались в файлах Excel. Например, из УТ будут загружаться фактические данные по продажам, закупке продукции и дельные сведения по движению денежных средств, а из бухгалтерии, данные по Основным средства для БДР, остаткам на счетах для управленческого баланса. При этом в программе есть возможность проанализировать каждую цифру, вплоть до первоначального источника – документа.


• Широкие возможности планирования.
  Пользователь может формировать плановые данные как в самой Консолидации, так и загружать их из других внешних источников (в том числе и отчетов Excel).


• План-факт анализ.
  Есть возможность использования, как сравнительных таблиц, так и различного рода графиков и диаграмм.


• Полноценное Казначейство:
  Планирование по заявкам, контроль исполнения заявок, контроль лимитов, платежный календарь. При этом возможны различные схемы работы с заявками. Например, заявки формируются в Консолидации, утверждаются, а затем пакетно выгружаются в УТ и там уже поступают в оплату. Кроме того, может быть и обратная ситуация – в УТ формируются заявки, выгружаются в Консолидацию, где уже формируется реестр платежей и делается выгрузка в клиент-банк.


• Реализация любого уровня сложности процесса согласования.
  Процесс согласования относится как к бюджетам, так и различного рода заявкам.

Главным преимуществом работы 1С: Консолидация 8 является удобство пользования.

При входе в программу пользователь сразу получает всю необходимую информацию по текущему состоянию отчетов и запущенных процессов, которые его касаются. В считанные секунды может получить любые интересующие его данные.

Также необходимо учитывать, что наиболее полноценно программа используется для ситуаций, когда существует сложная организационная структура и множество учетных систем. В основном это средний и крупный бизнес.

Для небольших фирм целесообразно использовать другие системы управленческого учета, такие как 1С: Управляющий или 1С: Управление небольшой фирмой.

Вероятно, эти продукты для пользователя будут менее удобны и потребуют ведение в них управленческого учета. Также они имеют свои ограничения, но при этом позволят пользователю получить необходимую ему аналитическую информацию.

Если у Вас остались неразрешенными вопросы по ведению единого учета, или программным продуктам 1С: Консолидация 8 - напишите нам на e-mail: sales@laerta.ru. Или звоните по телефону: (495) 221-09-80.

Также Вы можете задать свой вопрос в комментариях внизу.